A menudo la comparación de escenarios, ofertas o cualquiera que sea el motivo de comparación; pude superar nuestra capacidad de análisis de las cifras si manejamos gran número de columnas y/o de filas. Esto sumado a diferentes formatos con subtotales, celdas combinadas, colores, tipos de fuentes variados, formatos de las plantillas de calidad y otras consideraciones a gusto del usuario pueden ser la combinación perfecta para tener una abrumadora cantidad de información imposible de interpretar.
Además de esto, es muy posible la generación de errores por la exclusión de valores dentro de los rangos de fórmulas. Si todo esto te suena familiar, es hora de cambiar la forma en que analizamos y presentamos la información.
Insistentemente recomiendo realizar el manejo de esta situación convirtiendo los datos a una base de datos. Sin todas las decoraciones que encontramos regularmente. Solo filas y columnas simples con datos. Sin filas en blanco, sin encabezados de columnas. En un léxico más sencillo, convertiremos toda la información valiosa en un tabla pero no un atabla sencilla. Se trata de una tabla estructurada. Para no perder los grupos, capítulos y otros agrupamientos vamos a realizar la estructuración de los datos.
Sin quererlo, cada vez que creamos una fila con un encabezado para las filas de abajo, estamos creando niveles de agrupamiento. Lo que haremos será estructurar la información de forma que nuestra tabla no pierda esa posibilidad de organización. Por el contrario, le brindaremos a esta información la capacidad de ser filtrada y fácil de consultar y analizar por diversos criterios.
Lo primero que haremos será duplicar la hoja con toda la información. Con esto, mantendremos integro el laborioso trabajo para conservar los formatos y estilos corporativos. Hay varias formas de ligar la información entre las dos hojas. La primera será duplicar la hoja, copiar toda la hoja y pegar valores. La segunda y más recomendada es a través de una formula en cada celda que se vincule a la celda de la hoja con la información inicial para que al cambiar algún valor, se modifique y se actualicen nuestros análisis. Para los dos métodos, se deben seleccionar todas las celdas y des combinar las celdas.
Insertamos columnas y copiaremos los valores de los niveles 1 y 2 tantas veces como ítems en el nivel 3 tengamos.
La forma de eliminar todas las celdas que no tienen valor para nuestro análisis es creando un filtro y utilizarlo en una columna que estemos seguros no tiene valores críticos para nuestro análisis.
Eliminación de filas no indispensables mediante el uso de filtros
Crea un tabla estructurada de Excel a partir del rango de datos limpios, sin columnas ni filas vacías.
A partir de ahora podemos analizar con tablas dinámicas, gráficas, segmentación de datos y todo el arsenal de herramientas de Excel para análisis de datos.
Ahora podemos personalizar la gráfica. Ocultando sus controles dinámicos. Cambiando los colores, cambiando el tipo de gráfica, etc. En este caso utilizamos el tipo de gráfico combinado para mostrar las líneas de valores mínimos, promedio y máximos.
Si el gráfico dinámico no resuelve todas nuestras dudas se hace necesario crear una nueva tabla dinámica a partir de los mismos datos. No sirve simplemente duplicarla pues la tabla inicial, el gráfico dinámico y la segunda tabla estarían vinculadas y al modificar una, se modifican las siguientes.
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