En nuestro post anterior vimos como la situación de manejar grandes cantidades de datos a comparar puede ser más complicado de lo normal, puede producir errores y gran estrés. Nuestra recomendación propuesta en el mencionado post fue la de estructurar los datos en una base de datos y analizarla con gráficos dinámicos. Aquí mostramos una ventaja más de contar con los información estructurada. Se trata de generar subtotales automáticos para evitar errores de la aplicación de formulas parciales o sub totales manuales.
Podemos utilizar esta incluso utilizar este procedimiento para auditar las cifras parciales y consolidadas de forma rápida y eficaz realizadas por otro colaborador.
Partimos entonces de la misma imagen en la que podemos predecir que se generen errores por la enorme cantidad de formulas que utilizan subtotales para conocer valores parciales de los capítulos de un proceso de licitación.
Generar subtotales automáticos es un proceso rápido. para facilitar las cosas a Excel, los datos deben estar configurados en una tabla (no estructurada de Excel) compuesta por una fila de encabezado, filas de datos ininterrumpidas o con filas en blanco. Si se seleccionaran tablas estructuradas de Excel, la herramienta presentará un mensaje informándonos que no es posible realizar subtotales en Tablas de Excel.
1- Aunque dependiendo de la configuración de nuestros datos la aplicación puede detectar automáticamente el rango de datos, es recomendable seleccionar la tabla y luego ir al menú Datos en la cinta de opciones pulsamos en Subtotales, del grupo esquema.
2- Excel despliega la ventana Subtotales.
3- La primera opción es “para cada cambio en:” alli seleccionamos la columna que contiene los datos (o títulos) de los datos que queremos totalizar. Para nuestro caso, seleccionamos la columna “CAPÍTULO“.
4- La opción siguiente contiene la formula que deseamos generar automáticamente. Excel nos brinda 11 opciones. Para nuestro caso, seleccionamos SUMA que es la opción por defecto.
5- En este paso, seleccionamos las columnas a las cuales se les aplicara la formula SUMA.
6- Por último pulsamos en el botón Aceptar y Excel realiza en el calculo solicitado en fracción de segundos generando además un esquema.
Configuración de el panel de subtotales
7- Ahora tenemos nuestra tabla con los valores subtotales calculados automáticamente.
En los numerales 8, 9 y 10 velos el resultado de pulsar sobre los botones de esquema. No solo tenemos control sobre los valores que se han calculado con total certeza sino que además, obtenemos control para presentar o navegar por la tabla con mucha facilidad, desplegando u ocultando grupos de subtotales.
Uso del esquema generado automáticamente por Excel
Ahora, podemos realizar la mejora a los formatos que queramos, para nuestro caso, sugiero utilizar un esquema de colores corporativo (tema que recordaremos en próximo tutorial) o uno de los temas de colores estándar de Excel.
Para terminar, si nos equivocamos o deseamos eliminar los subtotales, la ultima opción de la ventana Esquemas nos permite seleccionar esas alternativas. Espero haya sido de tu agrado este tutorial, que hayas recordado o aprendido esta valiosa utilidad de Excel. Disfruta!!
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